Soutien à l’Information
L'assistant est vecteur de l’information
entre son (ou ses) supérieur(s) hiérarchique(s), les
membres de l’entité et les acteurs internes et
externes en relation avec l’entité. Il produit,
organise et diffuse l'information et gère les
documents de l’entité afin d'en garantir l'intégrité
et d'en faciliter l'accès.
2.1 Rechercher l'information
•
Évaluer les besoins d'information
•
Mobiliser les méthodes de recherche d'information
•
Assurer une veille informationnelle
2.2 Produire une information structurée
•
Créer et modéliser un document
•
Élaborer un dossier documentaire, un dossier
comptable, une revue de presse
2.3. Gérer les documents de l’entité
•
Procéder à l’acquisition numérique de documents
•
Trier, classer et archiver les documents du service
2.4. Contribuer à la qualité du système
d’information
•
Optimiser la circulation de l'information
•
Participer à l'évolution du système d'information
•
Participer à la sécurité du système d'information
MOYENS ET RESSOURCES
Données
et informations disponibles :
•
Besoins d’information par le supérieur hiérarchique, les
autres membres, les partenaires de l’entité
Organigramme de l’organisation et de l’entité
•
Documentation de l’organisation et de l’entité
•
Contraintes de coûts, de délais, de priorités,
d’accessibilité
•
Critères de hiérarchisation et de structuration de
l’information
Règles d’accès à l’information, de confidentialité et de
sécurité
Règles d’archivage
et réglementation relative à la conservation des
documents
Équipements :
•
Ordinateur multimédia en réseau connecté à Internet
•
Navigateur web, client de messagerie, logiciels
bureautiques (en particulier SGBDR micro) et de
communication, logiciel de dépouillement d’enquêtes
•
Système de gestion de bases de données relationnelles
(service de serveur) et requêteur SQL (logiciel client)
•
Accès à des modules opérationnels de progiciels de
gestion intégrés
•
Scanneur et logiciels associés (reconnaissance optique
de caractères, gestion électronique de documents,
édition de formulaires, retouche d’images)
•
Appareil photo numérique et logiciels associés
•
Copieur (fonctionnalités de base et évoluées)
LIAISONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
•
Le (ou les) manager(s)
•
Les membres de l’entité
•
Le réseau interne de l’assistant
•
Le service informatique et les services associés
(archives, centre de documentation interne,)
•
Les services en relation avec l’entité
/
Relations externes (dans un contexte local, national,
international) :
•
Centres de documentation, interlocuteurs experts
•
Sous-traitants des archives
•
Organisations en relation avec l’entité
AUTONOMIE
Autonomie dans l’exécution
des missions dans le respect :
•
des lois, des règles et des procédures, en particulier
de confidentialité et de préservation de l’intégrité de
l’information
•
des règles déontologiques
•
du degré de délégation accordé par le supérieur
hiérarchique
•
des délais légaux ou d'usage de conservation des
documents de l’organisation
RÉSULTATS ATTENDUS :
•
La pertinence de l’information collectée ou produite
•
La diffusion ciblée de l’information
•
L’accessibilité, pour l’assistant et les membres de
l’entité, à tout document, vivant ou archivé
•
Le respect de la confidentialité
•
L’intégrité de l’information
•
Le respect des urgences et des délais
