Organisation de l’action

 

L’assistant contribue à l’amélioration de l’organisation et à l’efficacité des personnes notamment celle de ses supérieurs hiérarchiques immédiats. Sa contribution à la réduction des coûts administratifs se déroule dans un contexte de travail coopératif et d’une démarche qualité.

  

4.1 Seconder le(les) manager(s) dans ses (leurs) activités

•           Préparer et suivre l’action du manager

•           Tenir les agendas personnels et partagés

•           Organiser les déplacements

4.2 Contribuer à l’amélioration de l'organisation de l'entité

•           Participer à l'élaboration et à la mise en oeuvre des processus administratifs

•           Participer à la coordination des activités des membres de l'entité

•           Fournir une assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication

 

 

MOYENS ET RESSOURCES

Données et informations disponibles :

•           Organigramme de l’organisation

•           Objectifs et priorités de l’entité

•           Processus existants, formalisés ou non

•           Manuel des procédures, manuel qualité

•           Missions et attributions des membres de l’entité

•           Dossiers, projets et actions en cours dans l’entité

•           Contraintes financières et de temps.

Équipements :        

•           Ordinateur multimédia en réseau connecté à Internet

•           Navigateur web, client de messagerie, logiciels bureautiques et de communication.

•           Accès à un espace de travail collaboratif Logiciel de gestion de projets

  

LIAISONS FONCTIONNELLES

Relations internes :

•           Le(s) manager(s) et les membres de l’entité

•           Les secrétaires ou employés rattachés à l’entité

•           Le service informatique

 

Relations externes dans u contexte local, national, international :

•           Prestation de services

 

AUTONOMIE

 •           Autonomie dans le cadre de la délégation dans le respect des procédures

 

RÉSULTATS ATTENDUS :

•                Mise à disposition du manager d'un dossier organisé, complet, actualisé, fiable

•                Respect de la confidentialité

•                Respect des urgences et priorités

•                Simplification, harmonisation des procédures

•                Maîtrise de la qualité, des coûts et des délais au sein de l’entité

•                Efficacité de la coordination Fiabilité des agendas