Prise en charge des activités déléguées
L’assistant
prend en charge des dossiers opérationnels qui lui sont
confiés par le responsable. Certains, de nature
administrative, lui sont traditionnellement confiés et
font partie du cœur du métier : gestion administrative
des ressources humaines de l’entité, gestion des
ressources matérielles, organisation de manifestations.
D'autres, plus spécialisés
et correspondant à un élargissement des compétences de
l’assistant, revêtent une dimension technique propre au
domaine d'activité du service dans lequel l'assistant
est affecté : suivi de clientèle, gestion des appels
d’offres, dossier qualité, plan de communication, ….
5.1. Assurer la gestion administrative des
ressources humaines du
service
•
Participer au processus de recrutement Préparer et
suivre les formations
•
Assurer le suivi des congés annuels
•
Gérer les absences
•
Participer à l'information sociale des membres du
service
•
Mettre à jour des données administratives du personnel
5.2. Gérer les ressources matérielles d'un
service administratif
•
Gérer les achats de petit matériel et de fournitures
•
Aménager l'espace de travail
•
Élaborer et suivre le budget de fonctionnement du
service
5.3. Organiser un événement
•
Assurer la logistique
•
Assurer la communication
•
Prévoir et gérer les coûts
•
Évaluer les résultats
5.5. Prendre en charge un dossier spécialisé
•
Collecter
les informations spécifiques
au domaine de spécialité
•
Mettre en œuvre les méthodes de travail spécifiques au
domaine de spécialité
•
Évaluer sa performance
MOYENS ET RESSOURCES
Données
et informations disponibles :
•
Organisation de l’entité : organigramme, annuaire interne,
charte graphique, procédures, cahier des charges
•
Culture, stratégie, objectifs de l’entité
•
Contexte et environnement professionnel : informations
sociales et juridiques, presse spécialisée, résultats
d’enquêtes,…
•
Bases de données internes : personnel, clients,
fournisseurs, produits et services
•
Documentation sur les produits et les services offerts par
l’entité
•
Catalogues, tarifs, conditions des fournisseurs de l’entité
Équipements :
•
Ordinateur multimédia en réseau connecté à Internet
•
Navigateur web, client de messagerie, logiciels bureautiques
(texteur, tableur, publication assisté par ordinateur et
SGBDR micro) et de communication, requêteur SQL
•
Matériel de communication (téléphones fixe et mobile,
téléphonie IP, télécopie).
•
Accès à des applications métier du domaine de gestion et/ou
de spécialisation pris en charge.
LIAISONS FONCTIONNELLES
Relations internes :
•
Le (ou les) managers
•
Les membres de l’entité (services juridiques)
Relations externes (dans un contexte local, national,
international) :
•
Les fournisseurs, prestataires de services, sous-traitants
•
Les organismes de formation
•
Les partenaires institutionnels locaux (collectivités,
administrations publiques et privées… )
AUTONOMIE
Autonomie dans l’exécution
des missions ainsi que dans le respect des règles et
procédures de
l’entreprise, des règles déontologiques et du cadre
législatif et réglementaire.
RÉSULTATS ATTENDUS :
En adéquation
avec les contraintes financières, humaines et techniques de
l’entreprise, les
résultats suivants sont attendus :
•
Réalisation
des objectifs dans le respect des contraintes (délais,
coûts)
•
Conformité des productions aux attentes, à la
réglementation, aux normes
|
