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Toutes
les fonctions ne sont pas présentes dans chaque action de
communication :
1.
La fonction émotive
concerne l'émetteur. Elle est présente lorsqu'on peut
repérer des marques de sa subjectivité (en particulier
lorsqu'il s'exprime à la 1° personne), lorsqu'il exprime un
jugement, des sentiments.
2.
La fonction conative traduit la volonté d'influencer
ou même seulement d'impliquer le récepteur (on la repère aux
occurrences de la 2° personne, à l'impératif, à la présence
des adresses au lecteur, etc.).
3.
La fonction
référentielle concerne le contexte. Elle est présente
lorsque des informations ne prennent sens qu'en fonction de
la situation.
4.
La fonction poétique
est présente lorsque des effets de sens sont obtenus
par un jeu sur le code ou lorsque le message se caractérise
par un agencement inhabituel des éléments du code (effets de
rythme, assonances, images, répétitions, etc.) destiné à
surprendre, à amuser, à motiver le récepteur.
5.
La fonction phatique
est présente lorsque le message sert à assurer le bon
fonctionnement du canal (à l'écrit, tout ce qui concourt à
une meilleure lisibilité du message relève de la fonction
phatique : marges, titres, etc.).
6.
La fonction
métalinguistique est présente lorsque le message sert
à s'assurer d'une bonne compréhension du code commun au
récepteur et à l'émetteur (elle se traduit à l'écrit par des
définitions, des notes explicatives, l'introduction d'un
lexique, la traduction de termes appartenant à une langue
étrangère, etc.).
Classement des types décrit
Les
fonctions qui viennent d'être décrites peuvent toutes
apparaître dans un même écrit, mais, plus souvent, quelques
fonctions seulement sont illustrées.
La
présence très marquée de l'une ou l'autre de ces fonctions
permettra donc de différencier les types de textes et de les
classer.
1.
La fonction émotive
domine dans des textes où la subjectivité joue un rôle
essentiel et lorsque l'émetteur tient à s'engager fortement
(certains textes littéraires, lettres, documents
promotionnels).
2.
La fonction conative
domine
lorsque l'objectif principal est de produire un effet sur le
lecteur, de le séduire, de le faire réagir, d'influencer ses
choix (textes publicitaires, lettres, rapports).
3.
La fonction référentielle
est dominante lorsque le message est conditionné par le
contexte, la situation (notes, communiqués, comptes rendus).
4.
La fonction poétique
est très présente lorsqu'on privilégie la forme du message
(titres, slogans, mais aussi rédactionnels publicitaires et,
bien sûr, textes littéraires).
5.
La fonction phatique
caractérise les textes ou fragments de textes qui ont pour
fonction de préparer ou d'améliorer la communication
(introductions, sommaires, pages de présentation, pages de
titre).
6.
La fonction métalinguistique
est dominante dans tous les textes, fragments de textes et
documents à valeur explicative (glossaires, lexiques,
dictionnaires, notes, légendes).
Les spécificités
de l'écrit professionnel
Objectifs : Comprendre comment on lit et quel usage on
fait de l'écrit dans un contexte professionnel. S'entraîner
à écrire d'une façon qui soit adaptée aux besoins du lecteur
professionnel.
Comportements de lecture professionnels
Le
lecteur professionnel lit par nécessité et doit traiter
l'information qu'il reçoit le plus rapidement et le plus
efficacement possible.
Ses
comportements de lecture sont donc liés à cette double
recherche de vitesse et d'efficacité.
Le
tri de l'information
Bien que
le courrier et la documentation (notes, rapports, etc.) que
le lecteur professionnel reçoit aient fait l'objet d'un
premier tri, il doit rapidement repérer certaines données
qui lui permettront de faire des classements, de traiter
l'information et de rejeter les documents inutiles.
Voici
ces données :
l'identité de l'émetteur (personne ou groupe de personnes -
service, administration, société -, faisant partie de
l'entreprise ou lui étant extérieur, supérieur hiérarchique
ou subordonné) ;
la date
d'émission ;
la
nature de l'information : information interne ou externe :
provenant de l'intérieur ou de l'extérieur de l'entreprise,
information descendante ou ascendante : provenant d'un
supérieur ou d'un subordonné,
information ponctuelle, liée à une date, un événement
(invitation, convocation, compte rendu, note de service,
etc.),
information non datée à valeur documentaire ;
les
contenus d'information.
Le
récepteur adaptera sa façon de lire et de traiter le
document reçu en fonction de ces quatre données,
Lecture
de survol
Un
document professionnel n'est jamais lu intégralement en
première lecture. Le lecteur commence par rechercher les
données qui vont lui permettre d'opérer le tri de
l'information (émetteur, date, nature, contenus).
Cette
recherche d'information se fait au cours d'une lecture de
survol qui prend en compte quelques lieux privilégiés de la
page :
l'en-tête (pour une lettre, une convocation, une note de
service : pavé de gauche, date en haut à droite,
éventuellement pavé de droite) ;
les
débuts de paragraphe ;
le
bas de page (signature, post-scriptum) ;
les
mots, phrases, passages mis en valeur (soulignés, surlignés,
en gras, en capitales, dans un corps supérieur au reste du
texte).
Temps et
conditions de lecture
Le
temps passé à lire dans un contexte professionnel est
nécessairement limité, d'où une lecture partielle et rapide.
On considère ainsi que le lecteur professionnel consacre un
temps de lecture d'environ quarante secondes par page.
En
outre, les conditions de lecture sont rarement optimales :
la lecture peut être perturbée par du bruit et des
interruptions.
Ces
deux facteurs (temps de lecture réduit, perturbations
fréquentes) affectent la qualité de la mémorisation et du
traitement de l'information.
L'importance de l'accroche
Nous
avons montré que le lecteur professionnel doit lire vite et
efficacement. Il aura donc naturellement tendance à éliminer
dans ce qu'il reçoit tout ce qu'il ne juge pas utile et ce
très rapidement. Il n'est nullement obligé de lire, il n'est
pas un lecteur captif.
Lorsqu'on conçoit un document que le récepteur peut rejeter
(lettre de motivation, écrit promotionnel, mais aussi
certains types de notes internes), on doit veiller à
impliquer ce dernier en
personnalisant le
message. On doit aussi le motiver par une accroche
vigoureuse.
Écrire pour un lecteur professionnel
Là
rédaction professionnelle
Lorsqu'on rédige dans un contexte professionnel, on écrit
rarement en son nom propre (sauf dans le cas particulier des
lettres de motivation).
On écrit au nom du
groupe ou de la structure à laquelle on appartient.
Un certain nombre de documents professionnels sont
d'ailleurs rédigés de façon collective (une ou plusieurs
relectures).
Le
rédacteur doit, dans ce contexte, veiller à la neutralité de
son propos. Il doit aussi se conformer aux règles d'écriture
et de mise en page qui ont cours dans l'entreprise ou
l'administration dans laquelle il travaille.
Favoriser le tri de l'information
Lorsqu'on écrit pour un
lecteur
professionnel,
on tient compte de
ses comportements de lecture. Pour lui permettre de
faire le tri de l'information, il faut mettre en valeur les
données qu'il recherche lors de la lecture de survol :
l'émetteur
doit être identifié le plus clairement possible ;
les
dates (d'envoi, de retour souhaité, de réunion, de
rencontre) doivent être aisément repérables (en haut à
droite pour la date d'envoi, centrées et en gras pour les
dates de réunion ou de rencontre, en bas à droite pour les
dates de retour souhaité) ;
l'objet
du courrier ou le sujet du document doivent être mentionnés
en tête:
phrase
nominale courte et claire (exemple : candidature à un emploi
d'analyste-programmeur) ;
les
contenus doivent pouvoir être repérés au terme d'une lecture
partielle:
chaque début de
paragraphe doit énoncer l'idée principale développée ensuite.
À la lecture de toutes les premières phrases des
paragraphes, le lecteur doit pouvoir dégager les contenus du
document.
Retenir
l'attention du lecteur
Pour
accrocher le lecteur lors d'une lecture rapide, il faut
réussir la prise de
contact et
maintenir l'intérêt en guidant le regard.
La
phase d'accroché
(en-tête, titre, première phrase du premier paragraphe) est
très importante. Il ne s'agit pas (comme dans une
introduction) d'aborder progressivement le sujet mais, au
contraire, de dire tout de suite l'essentiel pour capter le
lecteur. La phrase doit être courte et le
style percutant.
Tout au
long du texte, on s'adaptera à une lecture de survol en
guidant le regard : mise en page aérée, passages importants
soulignés ou en gras.
Il ne
faut pas hésiter à faire apparaître des éléments
d'information importants en
bas de page,
détachés : c'est en effet une zone qui n'échappe pas au
regard. On peut y regrouper des indications auxquelles le
lecteur pourra se référer facilement s'il doit reprendre le
document ultérieurement.
Écrire
de façon simple et dynamique
On
privilégiera les
phrases courtes car plus la phrase est longue, plus
le coefficient de mémorisation diminue.
On construira la
phrase de façon à ce que l'important soit au début
(pas d'inversions, les circonstances à la fin) car on
retient mieux le début que la fin des phrases.
On
privilégiera les
termes concrets, les
tournures actives
et personnelles, de façon à rendre le style le plus simple
et le plus clair
possible. |
